Je IT-budget halveren: hoe bereken je de totale eigendomskosten (TCO) voor gebruikte apparatuur?

Een laptop kopen is vaak de verkeerde keuze: waarom een dure nieuwe aankoop vaak de slechtste optie is.

Jaar na jaar investeren bedrijven enorme bedragen in nieuwe laptops, computers en beeldschermen. De hoop hierachter is dat de hogere prijs van het nieuwe product de moeite waard is, simpelweg omdat het maximale betrouwbaarheid, minimale uitvaltijd en de best mogelijke prestaties garandeert. De realiteit is anders. De aanschafprijs is slechts het zichtbare topje van de ijsberg. De werkelijke kosten van een apparaat worden pas duidelijk als je alle uitgaven gedurende de hele levensduur meerekent – dit is waar de totale eigendomskosten (TCO) om de hoek komen kijken. Iedereen die consequent alle kosten met betrekking tot IT-hardware meerekent, zal beseffen dat de aanschaf van nieuwe apparatuur vaak de duurste optie is – en dat gebruikte apparatuur de economisch verstandigere keuze is.

Het TCO-argument: hoe refurbished IT de kosten verlaagt.

De totale eigendomskosten (TCO) omvatten alle kosten die verbonden zijn aan een apparaat gedurende de gehele levensduur. Dit omvat niet alleen de aanschafprijs, maar ook de kosten voor installatie, onderhoud, energie, reparaties, ondersteuning, upgrades en uiteindelijk de verwijdering ervan. De TCO-analyse maakt een einde aan snelle, onnauwkeurige berekeningen en zorgt voor volledige kostentransparantie. Voor bedrijfseigenaren, controllers en inkopers is het daarom hét centrale controle-instrument om de IT-budgetplanning te bewaken en te optimaliseren.

Investeringsbeslissing: Verlaag de acquisitiekosten drastisch – Verminder direct de grootste kostenpost.

De grootste factor bij het berekenen van de totale eigendomskosten (TCO) zijn de aanschafkosten. Een nieuwe zakelijke laptop kost gemiddeld € 1.000 tot € 1.500. Bedrijven die kiezen voor hoogwaardige, gereviseerde zakelijke laptops betalen vaak slechts de helft daarvan. Studies en marktgegevens bevestigen dat gebruikers van gereviseerde hardware tot 50 procent besparen ten opzichte van nieuwe producten – zonder in te leveren op kwaliteit of prestaties. De vrijgekomen middelen kunnen vervolgens worden ingezet voor strategische investeringen, zoals in software, clouddiensten of trainingen.

Bij het nemen van IT-aankoopbeslissingen is het essentieel om de behoeften zorgvuldig te overwegen. Hoewel gespecialiseerde teams, zoals softwareontwikkelaars of grafisch ontwerpers, profiteren van de topprestaties van nieuwe apparaten, biedt refurbished IT aanzienlijke voordelen voor de overgrote meerderheid van bedrijven. Vooral voor kantoorwerkplekken, administratieve taken of klantenservice zijn oudere modellen vaak meer dan voldoende, omdat de hardwarevereisten relatief laag en stabiel zijn. Monitoren en dockingstations zijn hiervan goede voorbeelden: ze zijn duurzaam, technologisch geavanceerd en bieden een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding wanneer ze tweedehands worden aangeschaft.

In omgevingen met intensief gebruik, zoals werkplaatsen, is het ook economisch gezien verstandig om te kiezen voor apparaten met lage aanschafkosten zonder in te leveren op functionaliteit. Dankzij de toenemende migratie van centrale applicaties naar de cloud worden hardwarevereisten minder belangrijk – de apparaten dienen voornamelijk als toegangspunt tot de digitale werkplek.

Hoge stabiliteit: Duurzamer dan de concurrentie – langere levensduur, minder vaak vervangen nodig.

Een veelvoorkomend misverstand is dat gebruikte IT-apparatuur onbetrouwbaar is of een korte levensduur heeft. Het tegendeel is waar. De meeste defecten aan nieuwe apparaten doen zich voor binnen de eerste twee jaar. Gereviseerde laptops en pc's, die deze cyclus al hebben doorlopen en professioneel zijn getest, hebben een lager uitvalpercentage dan veel nieuwe apparaten.

Het enige onderdeel waarop dit niet van toepassing is, is de batterij – die slijt na verloop van tijd en de capaciteit neemt af. Betrouwbare fabrikanten garanderen echter een batterijcapaciteit van minstens 80 procent en gebruiken alleen apparaten die strenge functionele tests hebben doorstaan.

De gemiddelde levensduur van een moderne laptop is tegenwoordig tot wel acht jaar. Als een professioneel revisiebedrijf een apparaat na vier jaar reviseert, kan het nog eens vier jaar betrouwbaar worden gebruikt. De waardevermindering is het hoogst in de eerste drie jaar, waarna de restwaarde stabiel blijft. Dit betekent dat bedrijven niet alleen profiteren van lagere aanschafkosten, maar ook van een langere levensduur en minder frequente vervangingen.

Het gebruik van gereviseerde laptops en computers Dit is eigenlijk geen nieuw fenomeen, maar eerder een gevestigde praktijk. Bedrijven geven al lange tijd schoongemaakte en opnieuw geconfigureerde apparaten aan nieuwe medewerkers. Het is simpelweg kosteneffectiever om functionerende hardware te hergebruiken dan nieuwe producten aan te schaffen. Professionele refurbishers breiden dit idee nu uit naar externe apparaten.

Elimineer risico's: zo worden de totale eigendomskosten (TCO) voorspelbaar – garantie en service minimaliseren de kosten van uitval.

Nog een argument voor vernieuwde IT Actieve risicominimalisatie is essentieel. Moderne leveranciers leveren niet alleen geteste hardware, maar bieden ook uitgebreide garanties en professionele ondersteuning. Hierdoor is het financiële risico berekenbaar en de totale eigendomskosten (TCO) voorspelbaar.

Elk apparaat ondergaat een meerstaps revisieproces: veilige gegevensverwijdering, functionele tests, vervanging van defecte onderdelen en reiniging. Pas na het succesvol doorlopen van deze tests wordt de hardware aan het productassortiment toegevoegd. Veel leveranciers bieden een garantie van minimaal twaalf maanden, vaak met de mogelijkheid om deze te verlengen tot drie jaar. In geval van een serviceprobleem zijn er contactpersonen beschikbaar voor snelle hulp en een vlotte afhandeling.

Integratie in bestaande IT-infrastructuren verloopt ook naadloos: vooraf geconfigureerde apparaten kunnen via MDM-registratie worden geïntegreerd. Dit vermindert niet alleen de downtime, maar ook de verborgen kosten voor onderhoud en ondersteuning. Bedrijven profiteren van een voorspelbaar IT-landschap – zonder onaangename verrassingen.

Geen afbetalingen meer: bereken de totale eigendomskosten (TCO) van gebruikte apparatuur – Introductie van de Excel TCO-calculator

Een theorie is het meest overtuigend wanneer deze met cijfers kan worden onderbouwd. Daarom bieden we u een in de praktijk geteste Excel TCO-calculator aan. Met slechts een paar invoerwaarden berekent u de totale eigendomskosten (TCO) van gebruikte computers en krijgt u zo een betrouwbare kostenvergelijking – inclusief alle relevante factoren: aanschaf, gebruik, onderhoud, energie, ondersteuning, restwaarde en kosten door uitval. De formule is eenvoudig:

Totale bedrijfskosten = Aanschaffingskosten + Bedrijfskosten – Verkoopwaarde

Deze tool is ideaal voor interne discussies binnen inkoop, controlling of met het management. Het maakt de totale eigendomskosten (TCO) transparant, identificeert potentiële besparingen en biedt een neutrale basis voor besluitvorming. Wie regelmatig TCO-vergelijkingen maakt, zal inzien dat refurbished IT de slimste en meest economische manier is om apparatuur aan te schaffen.

Test de calculator en ontdek zelf hoeveel uw bedrijf kan besparen met Je kunt geld besparen door refurbished laptops en computers te kopen. De download is gratis en vrijblijvend. Download nu de TCO-calculator en optimaliseer uw IT-budget op een duurzame manier:

TCO-calculator voor gebruikte apparatuur – gratis downloaden